Hồng Trà Ngô Gia vận hành hơn 500 cửa hàng trên một hệ thống ERP

01 Bối cảnh

Chuỗi trà Đài Loan, mở rộng nhanh theo mô hình nhượng quyền

Hồng Trà Ngô Gia là chuỗi cửa hàng trà truyền thống của Đài Loan, có mặt tại miền Nam Việt Nam từ năm 2019. Thế mạnh của thương hiệu là hương liệu trà thơm ngon, tự nhiên.

Chuỗi phát triển nhanh: ban đầu 130 cửa hàng, hiện có hơn 500 cửa hàng.

02 Khó khăn

Hệ thống quản trị không theo kịp tốc độ mở rộng

Chuỗi cần một hệ thống quản lý mạnh cho giai đoạn tăng trưởng mới. Hệ thống đang dùng đã lỗi thời và rời rạc.

1. Nhu cầu mở rộng nhanh

   Tốc độ phát triển nhanh, nhưng hệ thống quản trị hiện có không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh.

2. Hệ thống quản trị rời rạc

   Các chức năng không liên kết, dữ liệu không đồng nhất. Ban quản trị thiếu dữ liệu để ra quyết định và không có báo cáo theo thời gian thực.

3. Công việc chồng chéo

   Dữ liệu sai lệch, công việc lặp lại ở nhiều bộ phận. Thời gian xử lý và báo cáo lớn nên hiệu suất thấp.

4. Không quản lý được hàng tồn kho

   Chưa có hệ thống quản lý kho và logistics, gây thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu và điều hành chậm.

03 Mong muốn

Một nền tảng quản trị toàn diện, tập trung

Hồng Trà Ngô Gia cần một phần mềm quản trị trên một nền tảng duy nhất, để đạt bốn mục tiêu.

• Toàn diện, tập trung

  Tối ưu quy trình kinh doanh và có cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.

• Tiết kiệm, nâng hiệu suất

  Tự động hóa quy trình, giảm yêu cầu về nhân sự và tăng hiệu suất làm việc.

• Mở rộng và phát triển

  Báo cáo tường minh theo thời gian thực để ra quyết định phát triển kinh doanh.

• Tối ưu chi phí

  Giảm chi phí nhân công, chi phí vốn và chi phí hoạt động.

04 Vì sao chọn Odoo và CloudMedia

Nền tảng vững, không phụ thuộc đối tác, đơn vị triển khai có năng lực

Sau khi tham khảo các giải pháp và đối tác, Hồng Trà Ngô Gia chọn hệ thống ERP trên nền tảng Odoo do CloudMedia triển khai.

• Về nền tảng

  Odoo được sử dụng rộng rãi, có platform vững mạnh, được triển khai nhiều, dễ mở rộng và không phụ thuộc vào đối tác.

• Về đơn vị triển khai

  Có kinh nghiệm, năng lực và tiêu chí bền vững, đồng hành lâu dài. CloudMedia có đội ngũ giàu kinh nghiệm, làm chủ hệ thống Odoo, với chi phí triển khai phù hợp.

Xem giải pháp: quản lý chuỗi cửa hàng.

05 Quá trình thực hiện

Tám bước, từ kickoff đến go-live

Các phân hệ triển khai: Portal đặt hàng, quản lý bán hàng, kho hàng và vận chuyển, mua hàng và sản xuất, tài chính, nhân sự, chấm công và tính lương.

1. Kickoff meeting

   Hai bên thống nhất đầu mối phối hợp, kế hoạch và các giai đoạn triển khai.

2. Thu thập thông tin và yêu cầu

   CloudMedia làm việc trực tiếp với từng phòng ban để nắm quy trình thực tế, khó khăn và mong muốn.

3. Phân tích và xác nhận yêu cầu

   Xây dựng giải pháp theo yêu cầu và khả năng của hệ thống, rồi thống nhất quy trình với khách hàng.

4. Thiết lập và triển khai chức năng

   Xây dựng hệ thống theo quy trình đã thống nhất. Kết quả được xác nhận với đội ngũ Ngô Gia ngay trong lúc triển khai.

5. Kiểm thử chức năng

   Đội kiểm soát chất lượng của CloudMedia kiểm thử, sau đó nghiệm thu UAT cùng key-user của khách hàng. Đây là giai đoạn khó nhất, vì người dùng lần đầu thao tác với phần mềm mới.

6. Đào tạo sử dụng

   Tài liệu hướng dẫn và các buổi đào tạo online, offline cho đội ngũ quản lý của khách hàng.

7. Chạy thử

   Chuyển dữ liệu cũ lên hệ thống mới. CloudMedia hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật khi cần.

8. Go-live và hỗ trợ

   Hồng Trà Ngô Gia chuyển toàn bộ thao tác sang hệ thống mới, có CloudMedia hỗ trợ vận hành trực tiếp.

06 Kết quả

Quy trình rõ ràng, dữ liệu đồng bộ, chi phí quản lý giảm

• Quy trình công việc rõ ràng

  Hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức theo luồng quy trình cụ thể.

  Công việc phân công rõ ràng, tránh trùng lặp.

• Đồng bộ dữ liệu toàn hệ thống

  Dữ liệu đồng bộ giữa các phòng ban, truy xuất mọi lúc mọi nơi.

  Lãnh đạo nắm toàn cảnh công việc ở mọi thời điểm để ra quyết định chính xác.

• Tiết kiệm chi phí quản lý

  Nghiệp vụ được tự động hóa và đơn giản hóa, giảm khối lượng công việc và chi phí quản lý.

• Nâng cao hiệu quả công việc

  Giảm công việc thủ công và lưu trữ giấy tờ.

  Người quản lý đánh giá chính xác hiệu quả của từng nhân viên, từ đó đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý.

Sau khi triển khai hệ thống ERP, hiệu quả quản lý doanh nghiệp tăng lên. […] Chúng tôi đã mở rộng mạng lưới nhanh chóng nhưng việc quản lý vẫn nhẹ nhàng.

Cảm ơn đội ngũ CloudMedia luôn sẵn sàng hỗ trợ để chúng tôi tự tin phát triển kinh doanh.